مزایای گوگل شیت (Google Sheets) چیست؟

از زمان معرفی اکسل در سال ۱۹۸۵، اکسلِ مایکروسافت به برنامه‌ی پیشروی صفحه‌گسترده در میان حرفه‌ای‌های مالی تبدیل شده است و بدون شک، همچنان یک ابزار قدرتمند محسوب می شود. دلایل زیادی وجود دارد که چرا اکسل برای دهه‌ها محبوبیت خود را حفظ کرده است. اما افزایش محاسبات ابری و رشد فوق العاده حجم داده‌هایی که کسب‌وکارها جمع‌آوری می‌کنند، برای همیشه نحوه کارکردمان را دستخوش تغییر کرده است.

محیط کسب و کار امروزی که مبتنی بر همکاری و ابر بوده، بستری مناسب برای بهره گیری از مزایای گوگل شیت محسوب می شود. با این حال، هنوز بسیاری از حرفه‌ای‌های مالی و کسب و کار با صفحه‌گسترده‌های اکسل به همان شیوه‌ای کار می‌کنند که بسیاری از ما در دوران پیش از ابر یاد گرفتیم، حتی آن‌هایی که به Microsoft 365 مبتنی بر ابر مایکروسافت کوچ کرده‌اند.

در سال ۲۰۱۶، شرکت تولید ماشین‌آلات صنعتی گام مهمی برداشت و تمام ۱۱,۰۰۰ کارمند خود را به G Suite گوگل، که اکنون Google Workspace نامیده می‌شود، منتقل کرد و به شرکت‌هایی که از اکسل به گوگل شیت تغییر مسیر داده‌اند و تعدادشان روز به روز بیشتر هم می شود، پیوست. در نتیجه، از آن زمان تقریباً هر روز از گوگل شیت استفاده شد. از گوگل شیت برای ساخت مدل‌های جریان نقدی برای خریدهای بزرگ، مدیریت پروژه‌های پیچیده ادغام، برنامه‌ریزی و تحلیل مالی، و اغلب به عنوان جایگزین وایت‌برد هنگام ترسیم چیزی در یک جلسه آنلاین، استفاده می‌شد.

در این مقاله، برخی از مزایای گوگل شیت را به اشتراک می‌گذاریم و ویژگی‌هایی را که به طور چشمگیری بهره‌وری را افزایش داده‌اند، به اشتراک می گذاریم. همچنین معرفی کوتاهی از Google Apps Script، یک ابزار قدرتمند برای اتوماسیون جریان‌های کاری و گسترش قابلیت‌های گوگل شیت بیان می کنیم.

با این حال، قصد نداریم مقایسه‌ای مستقیم بین ویژگی‌های اکسل و گوگل شیت انجام دهیم؛ قابلیت‌ها آنقدر سریع تغییر می‌کنند که چنین تحلیلی ظرف چند هفته منسوخ می‌شود. در عوض، بر مزایای گوگل شیت و روش‌های جدید کاری که ظهور ابزارهای بهره‌وری آنلاین فراهم کرده‌اند، تمرکز می‌کنیم. همچنین به برخی از جنبه‌های منفی تغییر از مایکروسافت نیز اشاره می‌کنیم.

مزایای گوگل شیت

مزایای اصلی گوگل شیت نسبت به اکسل عبارتند از: عملکرد آنلاین و در لحظه، توانایی مدیریت پروژه‌ها و مجموعه داده‌های بسیار بزرگ از طریق ادغام با BigQuery، و فرصت‌های اتوماسیون موجود از طریق Google Apps Script. در حالی که اکسل و سایر نرم افزارها نیز این قابلیت‌ها را ارائه می‌دهند، گوگل آنها را به قدری بصری و کاربرپسند ساخته است که حتی حرفه‌ای‌ترین افراد مالی که از تغییر هراس دارند نیز می‌توانند به سرعت تسلط پیدا کرده و از مزایای ملموس آن بهره‌مند شوند.

• همکاری آسان

مهم‌ترین مزیت استفاده از گوگل شیت، قابلیت اجرای در لحظه و آنلاین است. در سبک کاری قدیمی، از فایلی که دارای یک مالک بود، یا در بهترین حالت ممکن در پوشه ای مشترک نگهداری می شد یا از طریق ایمیل بین کاربران جابجا می شد، استفاده می کردید.

در مقابل، گوگل شیت چندین حالت همکاری را شامل می‌شود، از همکاری غیر همزمان گرفته که در آن همکاران به‌طور مستقل و اغلب در زمان‌های مختلف روی یک فایل کار می‌کنند تا ویرایش همزمان در زمان واقعی. با ویرایش غیر همزمان، می‌توانید از قابلیت نظردهی استفاده کنید تا افراد را از سوالات یا نگرانی‌ها آگاه کنید و به آنها وظایفی اختصاص دهید که پس از اتمام، تکمیل یا علامتگذاری شان صورت بگیرد.

اسمارت چیپ‌ها (Smart Chips) اطلاعات سریع را در دسترس کاربر قرار می‌دهند بدون اینکه نیاز باشد از سند خارج شوند. به عنوان مثال، چیپ‌های افراد، شخص مسئول برای وظایف خاص را شناسایی کرده و لینک اطلاعات تماسشان را فراهم می‌کنند، در حالی که چیپ‌های فایل و رویدادهای تقویمی رویدادی و مواد اضافی را در دسترس قرار می‌دهند. همراه با ویژگی نمای زمانی، که به کاربران امکان می‌دهد داده‌های مرتبط با زمان را بصری‌سازی کنند، اسمارت چیپ‌ها باعث می‌شوند شیت نه تنها برای تحلیل مالی، بلکه به عنوان یک مرکز برای فعالیت‌ها و اطلاعات، از جمله تمامی جنبه‌های پروژه‌ها، به یک مرکز عالی تبدیل شود.

اسمارت چیپ‌های گوگل به کاربران این امکان را می‌دهند که با یک کلیک به اطلاعات تماس و اسناد مرتبط دسترسی پیدا کنند.

ویرایش همزمان یک صفحه گسترده با سایر همکاران یک روش کاری قدرتمند است. بهره‌وری بلادرنگ دو یا سه نفر از گوگل شیت در حال ساخت یک مدل مالی یا عملی، در مقایسه با روش‌های قدیمی کار کردن، منظره‌ای دیدنی و جذاب محسوب می شود. چندین نشانگر با رنگ‌های مختلف که به طور همزمان در صفحه حرکت می‌کنند تا یک مدل را بسازند، تقریباً شبیه یک ویدئوی تایم‌لپس از خلق یک نقاشی به نظر می‌رسند.

همچنین فضا برای انواع افراد وجود دارد. به عنوان مثال، همه نیازی به ویرایش یک صفحه گسترده ندارند. گزینه‌های فقط مشاهده و فقط نظر دادن، امنیت و یکپارچگی داده‌ها را حفظ می‌کنند و در عین حال امکان مشاهده را برای افرادی که به آن نیاز دارند فراهم می آورد.

• کنترل نسخه داخلی

اگر تا به حال تجربه دردناک از دست رفتن یک صفحه گسترده به دلیل خرابی داشته‌اید که ساعت ها زحمتتان را به هدر داده، شاید از ترس، بارها فایل تان را ذخیره می کنید. این کار برای یک نفر که به تنهایی کار می‌کند مناسب است، اما زمانی که نسخه‌های متعدد یک فایل بین همکاران به گردش در می‌آید و کسی فراموش می‌کند نام فایل را به‌روز کند، احتمال ایجاد هرج و مرج وجود دارد.

گوگل ورک‌اسپیس (Google Workspace) این امکان را فراهم می‌کند که در طول عمرِ پروژه (به لطفِ ترکینگ نسخه داخلی) فقط یک فایل داشته باشید. این ویژگی از طریق “نمایش تاریخچه نسخه” در منو قابل دسترسی است و به شما اجازه می‌دهد تمامی ویرایش‌های انجام شده در یک سند را از طریق یک تایم‌لاین مفید مشاهده کنید. همچنین نام شخصی که هر تغییر را انجام داده است را نیز مشخص می کند. هر تغییر ذخیره می‌شود و می‌توانید به هر نقطه قبلی در طول عمر فایل “بازگشت” کنید، حتی به زمانی که اولین بار ایجاد شده بود. علاوه بر این، برای هر سلول، می‌توانید “نمایش تاریخچه ویرایش” را انتخاب کرده و با کلیک به عقب متوجه خواهید شد که چه کسی، چه زمانی اقدام به تغییر کرده است.

این ویژگی برای هر کاربر گوگل ورک‌اسپیس در دسترس است. کاربران مایکروسافت برای دسترسی به تاریخچه نسخه در اکسل به SharePoint یا OneDrive نیاز دارند.

• کار در مقیاس بزرگ

یکی از تصورات اشتباهی که هنگام استفاده از گوگل شیت داشتیم این بود که تصور می کردیم فقط این ابزار بدردِ محاسبات کوچک خواهد خورد بیشتر شبیه یک ماشین حساب پیشرفته اما برای مدل‌ها یا مجموعه داده‌های بزرگ مفید نخواهد بود. اما مشخص شد که گوگل شیت به اندازه یک برنامه دسکتاپ قدرتمند است. همانطور که در ادامه نشان می‌دهم، گوگل شیت می‌تواند به طور قابل قبولی مدل‌های مالی بزرگ را مدیریت کند و می‌تواند برای آنالیز داده های کلان، به Google BigQuery متصل شود.

به عنوان مثال، هنگامی که روی یک پروژه (M&A) کار می‌کنید، یکی از مدارکی که احتمالاً به آن نیاز خواهید داشت، مدل مالی است که همه داده‌های مالی تاریخی مرتبط و سناریوهای آینده‌نگر مختلف را بر اساس محرک‌ها جمع‌آوری کند. اگر اغلب روی پروژه‌های M&A کار می‌کنید، احتمالاً از یک قالب شروع کرده که شامل همه چیزهایی است که نیاز دارید، مانند صورت‌های مالی استاندارد، محاسبات ارزش‌گذاری و غیره. سپس سند جاری در طول پروژه رشد می‌کند تا تنظیمات مربوط به دقت لازم مالی و مالیاتی را در داده‌های مالی تاریخی بگنجاند و از دقت لازم تجاری/بازاری برای پشتیبانی از سناریوهای مختلف پیش‌بینی‌های مالی استفاده کند.

در طول چند ماه، فایل می‌تواند به ده‌ها تب با یک شبکه پیچیده از لینک‌ها توسعه یابد. گوگل شیت نه تنها به‌خوبی حجم زیادی از داده‌های متصل به هم را مدیریت می‌کند، بلکه با استفاده از ویژگی تاریخچه نسخه، وقتی خروجی مدل ارزش‌گذاری شما به طور غیرمنتظره‌ای نادرست است، دیگر هرگز نخواهید فریاد زد “چه کسی نرخ تخفیف را تغییر داده است؟!”

• تحلیل مجموعه داده‌های بسیار بزرگ

همانطور که اشاره کردم، گوگل شیت به Google BigQuery، انبار داده‌ها و موتور تحلیلی گوگل کلود، متصل می‌شود که به شما امکان تحلیل مجموعه داده‌های بسیار بزرگ را به‌طور مستقیم در گوگل شیت می‌دهد. BigQuery می‌تواند همه داده‌های سازمان تان را ذخیره کرده و آنها را برای استفاده‌های تحلیلی در دسترس قرار دهد، چه برای تحلیل توسط کارشناسان حوزه‌هایی مانند متخصصان مالی و چه برای استفاده‌های پیشرفته که برگرفته یادگیری ماشین است.

برای نمایش قدرت این فرآیند، یک بار از مثال زیر در یک جلسه آموزش گوگل شیت در محل کار استفاده کردم:

1. از داخل گوگل شیت به یکی از مجموعه داده‌های عمومی در BigQuery، سفرهای تاکسی شیکاگو، متصل شدم. در آن زمان، این مجموعه شامل ۱۹۵ میلیون سطر داده بود.
2. سپس یک جدول محوری از کل داده‌ها ایجاد کردم، با زمان روز و روز هفته در دو محور، و تعداد سفرها به عنوان مقادیر.
3. در نهایت، قالب‌بندی شرطی را اعمال کردم، مانند استفاده از رنگ قرمز برای نشان دادن ساعات اوج، تا الگوها به وضوح بیشتری دیده شوند.

Google BigQuery به کاربران گوگل شیت این امکان را می‌دهد که به مجموعه داده‌های عمومی، مانند تقاضای تاکسی در شیکاگو، متصل شوند و همچنین داده‌های اختصاصی خود را ذخیره و تحلیل کنند

کل این فرآیند کمتر از دو دقیقه طول کشید.

مگر اینکه در کارِ تاکسی باشید، این تحلیل داده خاص ممکن است خیلی مفید نباشد، اما نشان می‌دهد که چقدر سریع می‌توانید با ترکیب BigQuery و گوگل شیت مجموعه داده‌های بزرگ را تحلیل کنید و به نکات مؤثری دست یابید و آن‌ها را به اشتراک بگذارید.

برای ارائه یک مثال دیگر از استفاده از جدول محوری در گوگل شیت، شاید لازم باشد متخصص مالی داده‌ها را از سیستم‌های مختلف به یک تحلیل واحد بکشاند – شاید یک سیستم تلفیق داده‌های سطح بالاتری داشته باشد که نیاز به تطابق با چندین منبع داده جزئی‌تر دارد. اگر شرکت شما داده‌ها را از طریق BigQuery در دسترس قرار دهد، می‌توانید با چند کلیک، هر منبع داده را به یک صفحه گسترده متصل کرده و نماهای مرتبط را در کنار یکدیگر قرار دهید. سپس می‌توانید به سرعت محاسبات معمول صفحه گسترده را در کنار و با استفاده از داده‌های موجود در جداول محوری یا استخراج شده‌های BigQuery انجام دهید.

همچنین می‌توانید نمودارها و فرمول‌هایی را با استفاده از داده‌های مجموعه داده‌های BigQuery ایجاد کنید. اگر همه داده‌های مالی خود را در BigQuery داشته باشید، می‌توانید تحلیل‌ها و گزارش‌ها را بسیار سریع تهیه کنید.

• اتصال به منابع داده خارجی

امکان وارد کردن داده‌ها به یک صفحه گسترده به‌طوری که بتوانید با آن کار کنید، نیاز اساسی برای حرفه‌ای‌های مالی است. گوگل شیت تعدادی فرمول داخلی برای انجام این کار، مانند Formula Googlefinance که به شما اجازه می‌دهد داده‌ها را مستقیماً از Google Finance دریافت کنید. اگرچه با خدمات حرفه‌ای مانند بلومبرگ قابل مقایسه نیست، اما با این حال ابزاری عالی برای به دست آوردن اطلاعات عمومی در مورد سهام و ارز محسوب می شود،

مانند بسته شدن bell price برای سهام آلفابت در ژانویه ۲۰۱۸:

Formula Googlefinance به سرعت اطلاعات قیمت تاریخی سهام شرکت آلفابت، شرکت مادر گوگل را استخراج می‌کند

همچنین روش‌های دیگری برای دریافت داده‌ها از وب وجود دارد. قابلیت استخراج یک جدول HTML یا لیست مستقیماً از یک وب‌سایت، به عنوان مثال، می‌تواند با اطلاعات مالی، بازاری یا سایر اطلاعات عمومی موجود که می‌خواهید دریافت کرده و با آنها کار کنید، مفید واقع شوند.

• اتصال به کلِ Google Workspace

Google Apps Script یک ابزار قدرتمند است که امکانات تقریبا نامحدودی را برای گسترش و اتوماسیون جریان‌های کاری در گوگل شیت فراهم می‌کند و همچنین می‌تواند آن را با بخش‌های دیگر Google Workspace متصل کند. این ابزار اتوماسیون به طور بی‌نقصی عملیات شیت، درایو و BigQuery را در یک جریان کاری متصل می‌کند. در مصادیق متعددی از Apps Script برای ایجاد تعداد زیادی نسخه از یک قالب صفحه‌گسترده گزارش‌دهی استفاده کرده‌ایم، اطلاعات مالی مختلف را به‌طور خودکار از BigQuery به هر کدام از آنها دانلود کرده‌ایم و سپس هر نسخه را با افراد مختلف به اشتراک گذاشته‌ایم. این امر اطمینان می دهد که هر تیم فقط می تواند داده های حساس خود، مثلاً هزینه ها، را رویت کند.

آیا گوگل شیت معایبی هم دارد؟

همواره مزایای گوگل شیت را بیان می کنیم. با این حال، همه هنوز نسبت به فواید آن متقاعد نشده‌اند. فکر می‌کنیم این به دلیل یکی از معایب شیت است: بسیاری از مزایای آن وابسته به همکاری با دیگران است، و خواهید دید که استفاده نابرابر از آن در سازمان شما محدودیت‌هایی بر سرعت بهره‌برداری کامل از برخی ویژگی‌ها ایجاد خواهد کرد.

همچنین، گوگل شیت مانند هر نرم‌افزار دیگری می تواند مشکلاتی داشته باشد. مثلاً یکی دو کلید میانبر چیزی است که انتظارش را دارید یا هر ویژگی مدنظرتان که در گوگل شیت آن را در اختیار ندارید. با این حال، در بسیاری از موارد، این مزاحمت‌ها عمدتاً برای کاربرانی که هنوز به اکسل عادت کرده‌اند مشکل‌ساز است و ضعف عملکردی گوگل شیت بشمار نمی آید.

موفقیت اکسل به اکوسیستم افزونه‌های آن وابسته است، بسیاری از آن‌ها هنوز برای گوگل شیت موجود نیستند. یعنی اگر نتوانید آنچه را که نیاز دارید با Google Apps Script بازآفرینی کنید، استفاده از شیت می تواند به این معنا باشد که باید بین هر دو برنامه به نوعی در رفت و آمد باشید.

پیشرفت در همکاری، یعنی موفقیت بیشتر

صفحه گسترده‌ها یکی از مهم‌ترین ابزارها برای بسیاری از حرفه‌ای‌های مالی و کسب و کار هستند. آن‌ها بوم‌، دفترچه‌ یادداشت و ابزارهای ما هستند. در طول دوران حرفه‌ای خود، هزاران ساعت را صرف استفاده از آن‌ها می‌کنیم. ما به تجربه‌های دلپذیر و کارآمد با آن‌ها نیاز داریم.

از مزایای همکاری و نوآوری‌های دیگر که با استفاده از برنامه‌های بهره‌وری مبتنی بر وب مانند گوگل شیت، در مقایسه با معادل‌های دسکتاپ سنتی بهره برده ایم. مایکروسافت ۳۶۵ مبتنی بر ابر در سال‌های اخیر قوی‌تر شده است، اما قابلیت همکاری آن هنوز به طور کامل با نیازهای امروزی مطابقت ندارد.

یادگیری استفاده از این ابزارها در سطحی فراتر از سطح ابتدایی نیز دارای مزایای بزرگی برای افزایش بهره‌وری است. با روندهایی مانند افزایش همکاری از راه دور و نیاز به تحلیل مجموعه داده‌های بزرگ‌تر، یافتن قابلیت‌هایی که برای شما کار می‌کنند حیاتی است، و دلایل کسب و کار برای ارزیابی گوگل شیتس همچنان قوی‌تر می‌شوند.

۱۰۰%

• عالی