منتور کیست و منتورینگ یعنی چه؟
پیش از مطالعه مقاله از شما می‌خواهیم تا سیر زندگی خود در پنج یا ده سال گذشته را نگاه کنید. در این سال‌ها برخی از رفتارها و اندیشه‌های شما عوض شده است. در واقع شکست‌های گوناگون زندگی باعث شده تا در اثر تجربه راه مواجه‌شدن با زندگی را یاد بگیرید. پس می‌توانیم عامل اصلی تغییرات شما را تجربه و گذشت زمان قلمداد کنیم. حال فکر کنید که اگر از یک فرد باتجربه و بامهارت در فرایند کار خود استفاده کنید چه قدر میتوانید روند رشد و پیشرفت خود را سریع‌تر کنید. این دقیقاً نکته‌ای است که امروزه در فرایند کسب و کار با عنوان منتورینگ شکل‌گرفته است. ما می‌توانیم از یک فرد با تجربه و با مهارت به نام منتور کمک بگیریم تا پله‌های موفقیت را اصولی و سریع‌تر طی کنیم. از همین رو در مجله اینترنتی عصر پنجشنبه تصمیم گرفتیم تا به صورت مفصل به بحث منتور و منتورینگ بپردازیم. با ما همراه باشید.
منتورینگ چیست؟
بهتر است ابتدا به ریشه تاریخی این واژه بپردازیم. بر اساس داستان‌های رایج در اساطیر یونانی، اولیسز پیش از آغاز سفر حماسی خود پسرش را نزد دوست قدیمی و مورداعتمادش یعنی منتور سپرد. از آن زمان تاکنون واژه منتور به نوعی در مفاهیم رهبری و کسب‌وکار راه یافت. منتورینگ در اصطلاح کسب‌وکار به فردی به نام منتور گفته می‌شود که دانش، مهارت و تجربه خود را با شخصی کم تجربه به اشتراک می‌گذارد تا به پیشرفت او کمک کند. البته شاید در نگاه اول تصور کنید که با این تعریف تمامی مدیران یک شرکت یا سازمان به‌نوعی منتور به‌حساب می‌آیند. اما در واقع این گونه نیست. شما میتوانید از فردی که خارج از شرکت شما هست و به دانش او اعتقاد دارید نیز کمک بگیرید. البته در این تعریف نمی‌توان مجدد مشاوره‌های کوتاه‌مدت و یک جلسه‌ای را به‌عنوان منتورینگ به‌حساب آورد.
در واقع یک منتور در یک فرایند بلندمدت، مهارت‌ها و تجربیات خود را به اشتراک می‌گذارد. به فرد کم‌تجربه‌ای که تحت تعلیم منتور قرار می‌گیرد نیز منتی (Mentee) می‌گویند. به دلیل همپوشانی و نزدیکی معانی منتورینگ و کوچینگ، بسیاری از افراد این دو مبحث را با یکدیگر اشتباه می‌گیرند. در واقع این دو مفهوم بر اساس گفته‌های برخی از محققین تفاوت‌هایی را با هم دارند که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم.
تفاوت منتور (Mentor) و کوچ (Coach)
همان‌طور که ذکر کردیم، برخی از محققین و فعالان کسب‌وکار میان منتور و کوچ تفاوت‌هایی را قائل هستند. برخی دیگر از نظریه‌پردازان نیز عملاً فرایند فعالیت این دو واژه را یکی می‌دانند. نظر افرادی که بین این دو مفهوم شباهت قائل‌اند تا حدود بسیاری زیادی مشخص است. از همین رو سراغ نظرات افرادی می‌رویم که معتقدند منتور و کوچ با یکدیگر فرق دارند. از نظر آنها تفاوت بین منتور و کوچ در پارامترهای گوناگونی است. در جدول زیر میتوانید تفاوت‌های در نظر گرفته را مشاهده کنید.
| پارامتر قابل‌مقایسه | منتورینگ | کوچینگ |
| مدت‌زمان | نیاز به فرایند طولانی‌مدت دارد. نیازمند مدت‌زمان حداقل ۶ماهه است. برخی مواقع می‌تواند تا دهه‌ها نیز طول بکشد. | در فرایند کوتاه‌مدت نیز اتفاق می‌افتد. می‌تواند در یک گفتگوی پانزده دقیقه‌ای رخ دهد. |
| سطح دانش | نیاز به دانش تخصصی بالایی دارد | در مقایسه با منتورینگ نیاز به دانش کمتری دارد |
| سطح افراد دانش‌پذیر | تنها افراد کم‌تجربه و مستعد را در بر می‌گیرد | می‌تواند برای بهبود عملکرد افراد باتجربه در سطح مدیران نیز استفاده شود. |
| فرایند انجام کار | منتور بیشتر صحبت می‌کند و برخی اوقات شرایط به شکل دستوری پیش می‌رود | بیشتر غیر مستقیم و در قالب سؤالات نظرات خود را مطرح می‌کند. در واقع می‌خواهد خود شاگردان تصمیمات نهایی را انجام دهند. |
| سطح عملکرد | بیشتر مبتنی بر توسعه عملکرد افرادی است که می‌خواهند به اهداف و آرزوهای مشخص خود دست پیدا کنند. | بیشتر مبتنی بر ارائه راهبردهایی است که فرد بتواند در عملکرد روزمره خود پیشرفت کند. در مقایسه با منتورینگ هدف کوتاه‌مدت‌تری را مدنظر قرار می‌دهند. |
در دنیای امروز ما می‌دانیم که دیگر سیستم رئیس و کارمند نمی‌تواند تضمین‌کننده موفقیت یک شرکت باشد. در واقع یک استارتاپ، شرکت یا سازمان زمانی موفق می‌شود که بتواند سیستم‌های گسترده‌ای را پیاده‌سازی کند. یکی از مواردی که این روزها مورد توجه قرار گرفته میتوان به منتورینگ معکوس اشاره کرد که در ادامه به آن می‌پردازیم.
منتورینگ معکوس چیست؟
در سال ۱۹۹۰ مدیرعامل شرکت جنرال الکترونیک به جهت به روز نگه داشتن کارشناسان ارشد و رهبران خود، تدریس اینترنت توسط کارکنان جوانتر را آغاز کرد. این حرکت موفقیت آمیز موجب شد تا شرکت های دیگر بخواهند نگرش و دیدگاه کارکنان جوان و کم تجربه تر خود درباره تکنولوژی های جدید و روند کاری شرکت را جویا شوند. از همین رو مفهوم منتورینگ معکوس ایجاد شد. بر اساس منتورینگ معکوس، کارکنان جوانتر یک شرکت برای افراد با تجربه برنامه های آموزشی گوناگونی را ایجاد می کنند. این آموزش ها می تواند مفاهیم رهبری و استراتژیک را نیز دربر بگیرد. البته به جهت اثرگذاری باید جنبه های گوناگونی را در نظر گرفت. یکی از مواردی که می تواند دردسر ساز شود، عدم اطمینان و برخورد سرد کارکنان باتجربه در مواجهه با آموزش افراد جوانتر است. در صورت کنترل چنین مواردی می توانید از مزیت های این فرایند بهره ببرید. سیستم منتورینگ در مجموع دارای مزیت های گوناگونی نیز است.
مزایای منتورینگ
مزیت‌های گوناگون فرایند منتورینگ برای منتور و افراد جوانتر موجب شده تا درخواست برای پیاده سازی آن در سازمان‌ها و استارت‌آپ‌ها افزایش یابد. مزایای فرایند منتورینگ صرفاً برای افراد جوان یا همان منتی‌ها نیست. در واقع این فرایند می‌تواند در برخی از جهات برای خود منتور نیز سود داشته باشد. به طور مثال او با این کار می‌تواند فرایند رهبری و مربیگری خود را تقویت کند. از مزایای آن برای منتی‌ها نیز میتوان به موارد زیر اشاره کرد.
- یادگیری مؤثر دانش و تجربه‌های موردنیاز برای کار
- به دست آوردن بینش عملی توسط افراد منتی به منظور پیشرفت در فرایند کار
- افزایش اعتماد به نفس کارکنان جوانتر
- بهبود مهارت‌های بین فردی افراد جوان و منتور که در نهایت منجر به پیشرفت عملکرد شرکت می‌شود.
وظایف منتور
به جهت این که منتورینگ به شکل درستی بتواند پیش برود، منتورها یک سری از مسئولیت‌ها را در قبال منتی‌ها برعهده دارند. از آن جایی که نتیجه مؤثری را بتوانیم از این ساختار بگیریم انجام درست آن اهمیت بسیاری دارد. وظایف و مسئولیت‌های منتورها شامل موارد زیر است.
- تعیین اهداف و مقاصدی که باید فرد کم‌تجربه به آنها دست یابد.
- برعهده گرفتن ابتکار عمل و موارد اجرایی. البته به افرادی منتی اجازه دهد تا مسئولیت رشد، توسعه و برنامه ریزی شغلی خود را بر عهده بگیرند.
- متعهد به بهبود روابط بین‌فردی
- برگزاری جلسات منظم (تعیین تعداد جلسات و ساعات آن در ماه)
- شنونده فعال بودن در قبال صحبت‌ها و نگرانی‌های افراد جوانتر و منتی
- ارائه بازخورد صریح، صادقانه و سازنده
- تشویق مؤثر در صورت دیدن پیشرفت در منتی
- دادن حس امنیت و اعتماد به افراد جوان و کم تجربه
- مرور منظم فعالیت منتی‌ها در گذر زمان
- احترام قائل شدن برای محدودیت‌ها و اصول منتی‌ها
- بیان اصول و قواعد اخلاقی خود برای افراد منتی
- حل اختلافات بین فردی با مذاکره و گفتگو
- کمک به افراد کم تجربه در گرفتن تصمیمات بهتر به‌منظور پیشرفت کاری
وظایف منتی
همان‌طور که منتور باید بر اساس اصول و وظایف خود پیش برود، افراد کم تجربه یا همان منتی‌ها نیز باید یک سری از الزامات و رفتارها را در قبال منتور رعایت کنند. انجام آنها می‌تواند در نهایت به سود خود منتی‌ها باشد. به طور مثال میتوان گفت که یک منتی باید هدف مشخصی داشته باشد. در واقع اهدافی که می‌خواهد در زمینه شغلی خود دست یابد واضح، آشکار و قابل اندازه‌گیری باشد. همچنین رابطه خود با منتور را در سطح دوستی تجاری و رابطه کاری گسترش دهند. ازآنجاکه شرایط روحی یک شخص برای پیشرفت شامل موارد گوناگونی مانند درنظرگرفتن محیط شخصی نیز است بنابراین برخی اوقات لازم است تا در این زمینه منتور نیز از شرایط آگاه باشد. بااین‌حال در نظر داشته باشید که توجه زیاد به شرایط شخصی شما را از اهداف تجاری و کاری‌تان دور نکند. همچنین در زمینه انجام راهکارهای ارائه شده از سوی منتور نیز نهایت دقت و کوشش را به خرج دهد.
انواع منتورینگ
به‌طورکلی مبحث منتورینگ به دو دسته رسمی و غیررسمی تقسیم می‌شود. منتورها در محیط و شرایط رسمی به منتی‌ها کمک می‌کنند تا به اهداف قابل اندازه گیری و تعیین شده خود برسند. در واقع اهداف در این نوع از منتورینگ کاملاً شفاف و روشن است. همچنین بحث منتورینگ با ساختار و الزامات معینی پیش می‌رود. اکثریت منتورها با چنین شرایطی پیش می‌روند. نوع غیر رسمی آن دقیقاً برعکس موارد گفته شده است. در واقع اهدافی از قبل تعیین شده نیست. از همین رو راهنمایی‌های منتور نیز به‌صورت جامع و بر اساس اهداف کلی کسب‌وکار است. البته این مدل از منتورینگ در مواردی تأثیرگذار بوده و دارای مزایایی نیز است. با این حال میتوان نتیجه گرفت که منتورینگ در شرایط رسمی، بهتر می‌تواند پاسخگوی نیازهای افراد کم تجربه باشد. برخی از نظریه‌پردازان نیز منتورینگ را به‌گونه‌ای دیگر دسته‌بندی می‌کنند که در ادامه با آن آشنا خواهید شد.
شیوه‌های منتورینگ
بر اساس شکل انجام منتورینگ نیز دسته‌بندی دیگری وجود دارد. یک شیوه منتورینگ تحت عنوان منتورینگ فردی شناخته می‌شود. این مدل در واقع سنتی‌ترین شکل منتورینگ است. در این فرایند صرفاً یک منتور و یک منتی وجود دارد. به‌مرورزمان شکل جدیدی از منتورینگ به نام منتورینگ جمعی نیز شکل گرفت. در این مدل یک یا چند منتور وظیفه هدایت چند منتی را برعهده می‌گیرند. این مدل از منتورینگ معمولاً در سازمان‌های آموزش‌محور بیشتر مورداستفاده قرار می‌گیرد. مزیت اصلی آن مدیریت زمان است. زیرا اگر برای گروهی از منتی‌ها بخواهید فردبه‌فرد فرایند هدایت‌کردن را پیش ببرید زمان زیادی را باید صرف کنید. همچنین در هزینه نیز صرفه‌جویی می‌شود. خوشبختانه پیشرفت تکنولوژی موجب شده تا نوع دیگری از منتورینگ رایج شود. امروزه استفاده از منتورینگ راه دور افزایش چشمگیری داشته است. زیرا دیگر نیاز نیست تا حتماً به‌صورت حضوری دو طرف همدیگر را ملاقات کنند.
این نکته باعث شده تا منتی‌ها بتوانند از کمک ماهرترین منتورها بهره برده و در زمان صرفه‌جویی ویژه‌ای شود. مدل دیگر از منتورینگ نیز به نام منتورینگ همتا به همتا وجود دارد. البته این مدل از منتورینگ با ذات و اصل فرایند آن متفاوت است. زیرا در تعریف منتورینگ گفتیم که فرد باتجربه دانش و تجربه خود را در اختیار یک شخص کم‌تجربه می‌گذارد. اما در منتورینگ همتا به همتا این‌گونه نیست. در این مدل، دو همکار که از نظر تجربه و مهارت در سطح یکسان هستند با یکدیگر ارتباط می‌گیرند. در سیر انجام فعالیت‌ها و روند شغلی خود می‌توانند تجربه‌های خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند. بدین ترتیب می‌توانند از شکست‌ها و خطاهای پیش‌آمده جلوگیری کرده و روند پیشرفت را در پیش بگیرند. حال که با شیوه‌های گوناگون منتورینگ آشنا شدید بهتر است با روشهای پیداکردن یک منتور نیز آشنا شوید.
روشهای پیداکردن منتور
ممکن است ابتدا این ذهنیت وجود داشته باشد که یک منتور در یک سازمان وجود دارد و به‌محض شروع فعالیت شما در شرکت موردنظر میتوانید از مزیت‌های حضور او بهره‌مند شوید. در واقع باید گفت این تصور غلط بوده و شیوه‌های گوناگونی وجود دارد که فارغ از استخدام و قرارداد بستن نیز میتوانید از حضور یک منتور استفاده کنید. از جمله این شیوه‌ها میتوان به موارد زیر اشاره کرد.
دورههای جامع منتورینگ
امروزه در زمینه‌های گوناگون مانند آموزش، کسب‌وکار، صنایع و… دورههای گوناگون منتورینگ برگزار می‌شود. البته تفاوت آنها با ماهیت منتورینگ اندکی متفاوت است. زیرا آنها در یک بازه زمانی مشخص انجام می‌شود. در نتیجه مدت‌زمان کوتاه‌تری دارد. معمولاً این دوره‌ها به‌صورت منتورینگ جمعی برگزار می‌شود.
جویا شدن از تیم منابع انسانی
میتوانید از اعضای منابع انسانی شرکت خود نیز جویا شوید. نخست برنامه‌ها و اهدافی که مدنظر دارید را بنویسید و آن را تحویل تیم منابع انسانی خود قرار دهید. معمولاً آنها به دلیل ارتباط با برخی از مدیران، می‌توانند شما را با افرادی که خواهان راهنمایی در مقام یک منتور هستند متصل کنند.
تهیه لیستی از منتورها
ممکن است بخواهید در بخش‌های گوناگونی از تجارب منتورها کمک بگیرید. برای مثال ممکن هست هم‌زمان دوست داشته باشید در فنون سخنرانی و مهارت‌های برنامه‌نویسی تقویت شوید. از همین رو لیستی از افرادی تهیه کنید که در این زمینه موفق هستند. این افراد باید جزء اشخاصی باشند که برای شما نقش الگو و فردی تأثیرگذار را ایفا می‌کنند. سپس سعی کنید تا با آنها ارتباط برقرار کنید. اگرچه امکان رد شدن و نداشتن یک منتور ثابت در این روش فراوان است اما در صورت عملی‌شدن می‌تواند موفقیت‌های بی‌شماری را برای شما به همراه آورد.
پرسش از همکاران و دوستان
از دوران قدیم بازاریابی سنتی و معرفی افراد تا به امروز تأثیرگذار بوده است. از همین رو همکاران و دوستان شما نیز ممکن است افرادی را بشناسند که در مقام یک منتور می‌توانند به شما کمک کنند. همکاران و دوستان به جهت این که بیشتر با رفتار و اهداف شما آشنا هستند بهتر می‌توانند منتورهای مناسب با شخصیتتان را معرفی کنند. البته لازم به ذکر است که حتماً از همکاران و دوستانی راهنمایی بخواهید که مورداعتماد شما هستند. در کنار موارد گفته شده لازم است تا نکاتی را جهت انتخاب یک منتور رعایت کنید.
نکات لازم در انتخاب منتور
به جهت انتخاب منتور باید نکاتی را پیش از رسیدن به آن رعایت کنید. در ادامه میتوانید با موارد لازم برای انتخاب منتور آشنا شوید.
- تعیین کنید که از حرفه خود چه می‌خواهید. در واقع اولین گام برای یافتن منتور همین نکته است. البته در نظر بگیرید که نمی‌خواهد کل مسیر شغلی خود را برنامه‌ریزی کنید. زیرا ممکن است فرصت‌ها و مسیرهای غیرمنتظره‌ای به وجود بیایند. در عوض آنچه را که می‌خواهید در کوتاه‌مدت تعریف کنید تا مسیرتان تا حدی مشخص شود.
- افرادی که الهام‌بخش و الگوی شما در زمینه کاری‌تان است را در نظر بگیرید. منتورینگ موفق زمانی اتفاق می‌افتد که مربی و منتی ارتباط مناسبی را با یکدیگر برقرار کنند. سعی کنید با کسی تماس بگیرید که فکر می‌کنید با او راحت هستید. کسی که می‌تواند توصیه‌های خوبی را به شما ارائه دهد.
- سعی کنید دایره ارتباطات خود با افرادی که در حوزه کاری شما فعالیت دارند را گسترده کنید. این اشخاص می‌توانند شامل رؤسای سابق، اساتید، همکاران و افرادی که در یک برنامه کارآموزی ملاقات کرده‌اید باشند. بدین ترتیب ممکن است که منتور خود را در میان آنها پیدا کنید.
- به دنبال افرادی باشید که نقش و صنعت شما را درک کنند. منتور باید شخصی باشد که ایده‌ای کلی از نقش و صنعت فعلی شما داشته باشد که بتواند در مورد مواردی مانند پروژه‌های جدید، آموزش‌های موردنیاز و همچنین نحوه مدیریت سیاست‌های اداری در سازمانتان به شما مشاوره دهد.
سؤالات متداول
آیا رئیس یک سازمان یا شرکت می‌تواند به‌عنوان منتور انتخاب شود؟
مانعی برای این کار وجود ندارد؛ اما بهتر است که آن را انجام ندهید. زیرا رئیس و مدیران یک شرکت برخی مواقع ممکن است منافع شرکت را بر منافع شما ترجیح دهند. به طور مثال میتوان گفت که شاید بهتر باشد که برای ارتقای پیشرفت از شرکت خارج شوید. این نکته‌ای است که به نظر می‌رسد برخی از مدیران یک شرکت از گفتن آن به شما اجتناب کنند.
چگونه میتوانم یک منتور مناسب را پیدا کنم؟
روشهای گوناگونی برای یافتن یک منتور مناسب وجود دارد. از جمله این روشها میتوان به پرسش از همکاران و دوستان، تحقیق درباره دورههای منتورینگ جامع در اینترنت، تهیه لیستی از افراد تأثیرگذار و سعی در برقراری ارتباط با آنها اشاره کرد. همچنین میتوانید از تیم منابع انسانی شرکت خود لیست افراد منتور را جویا شوید.
- عالی